どうも！紙大好き職場で、ペーパーレス化を狙っている鈴木ケイタです。
皆さんの職場は、書類の紙が溢れていませんか？
「紙のファイルがありすぎて、置く場所がないよ」とか、「紙大好きの上司がいて、電子化が進まない」などと悩みを抱えている方もいるかと思います。
今日は、紙の書類による弊害を通じて、ペーパーレス化には、ほとんどメリットしかないことを見ていきます。この記事を読めば、紙の書類によるリスクやデメリットも理解できるかと思います。
紙の書類があると、置く場所も取るし、環境にも悪いよね。
うん、そうだね。
紙をなくすと、労働生産性も上がるんだよ。
この記事の信憑性
・筆者は、紙至上主義の3つの職場経験を通じて、紙の書類による弊害を認識。
・個人単位でもペーパーレス化の取り組みを行っている。
紙の書類があることによる弊害
まず、紙の書類があることによる弊害を見ていきます。ペーパーレス化をすることにより、これらの弊害をすべて解決することができます。
保管場所が必要
まず紙の書類があると、ファイリングなどをして、キャビネや倉庫などに置いておく必要があります。そのため、当然、保管の場所が必要になるし、保管場所まで置きに行く時間もかかります。
また、ファイリングをするために、ファイル、テプラや穴あけパンチなどの購入、テプラの作成・貼り付けなど多くの経費や手間もかかります。
さらに、保管場所が不足した場合は、現存のファイルを整理したり、移動させたり、廃棄したりしなければいけません。とりわけ個人情報が含まれているファイルに関しては、取り扱いに注意が必要になったりと、とにかく手間がかかって仕方がありません。
この点、書類を電子化すれば、容量の問題はありますが、会社のサーバーやクラウド上にも大量の書類を保存しておくことができます。
保管しても劣化する
次に、紙の書類は時間とともに劣化していきます。特に湿気の多いところなどに置いている紙の書類の劣化は進みやすいです。
この点、書類を電子化しておけば、紙の書類のように劣化することはありません（ただ、昔作成したファイルが開かなくなったということはあるので要注意。）
書類を探すのに時間がかかる
紙の書類って探すのに時間がかかったことってありませんか？貴重な１日の時間をこのような無益な宝探しに費やすのは、バカバカしくありませんか？とっても労働生産性の低い行為ですね！
この点、書類を電子化し、適切なファイル名をつけて、所定のフォルダなどに保存すれば、簡単に検索して書類を探し出すことができます。
探しやすくするために、電子ファイルには分かりやすい名前を付ける必要があるね
環境に悪い
紙は当然、木材から作られている。使用する紙の量が少なくなれば、伐採される木も減りますよね？木材は有限な大事な資源です。我々人間には、母なる大地の恵みをもっと大切にすべきではないでしょうか。
この点、書類を電子化すれば、当然、使用する紙の量が減るので、とても環境にいいです。
窓口業務の効率化
窓口業務のある会社の方は、お客さんなどが窓口に書類を申請しに来ることもあるかと思います。中には紙でないといけない書類もあるかもしれませんが、ほとんどの書類って紙でなければならない理由ってないですよね？
私の今の会社の話です。私は、社内の多数の人に書類を渡して、必要事項を記入後、提出してもらうという機会がありました。私は、①ペーパーレス化、②窓口に提出に来た際に対応する時間の節約のために、Google Driveを経由して、書類を配布したことがありました。その後、一部の方を除いて、メールなどで書類を提出してもらいましたが、全く問題はありませんでした。書類を受け取るだけのほぼ意味のない窓口業務をなくすことができて、自分の労働生産性が上がったのは言うまでもありません。
このように組織としてペーパーレス化が進んでいなくても、
個人や係単位でペーパーレス化をすることもできるんだ
紙購入代や郵送代の節約
紙って当然無料ではありません。紙って結構高いんですよね。ペーパーレス化をすることにより、当然、紙の購入代を節約することができます。
また、ペーパーレス化をすることにより、紙の書類の郵送代も当然節約することができます。
私の今の職場の隣の人は、「請求書は絶対に原本（紙）でなくてはならない！！！」という原始人です。
なぜ請求書は原本でないといけないのでしょうか。私にはまったく理解できません。印鑑でさえ「印影印刷」や「電子印鑑」などある時代なのに、請求書だけ紙って・・・。請求書はデータでも問題なく処理できるのに、なぜなんでしょうね。
決裁に時間がかかる
今日の一番言いたいことが、これです。紙の決裁にはとてつもなく時間がかかります。
まず、紙の決裁を行う場合、決裁の体裁を整える必要があります。書類をプリントアウトして、きれいに並べて、付箋などを張り付けて要点を分かりやすくする・・・その後、色々工夫をして、上司に回すと、めちゃくちゃ直されて、それを修正して再度プリントアウトしたら、また修正が入る・・・
この作業は見るからに、とても無駄が多いです。だったらGoogleドキュメントなどを使って、上司と部下が同時に決裁の書類を直したら、どれだけ効率的でしょうか。
また、決裁文書を紙で回すためには、部下から上司、上司からその上の上司、上司から本部にいるその上の上司・・・と紙の書類を回していかなければなりません（私はこの行為をスタンプラリーと言って、揶揄しています）。
その間に、書類を郵便屋さんのように届けないといけませんし、途中で決裁書が書類にまみれて、回っていなかったなんてこともあるかもしれません。
紙の方が書類の確認がしやすいと思っている方へ
紙の書類の方が内容を確認したいってことはないの？
そういうときは、パソコンを二台設置するといいよ
鈴木先生が言う通り、パソコンを２台設置することにより、書類の確認も格段に楽になります。
例えば、１台は文書やメールなどの作成に使う作業用として、もう１台は完全に書類閲覧用としてパソコンを使うことをオススメします。前の職場でパソコン２台で作業をしていましたが、とにかく書類のプリントアウトの回数が減りました。
パソコン２台設置できるスペースのある方は、ぜひ検討してみてください！
最後に
ペーパーレス化を推進するためには、各個人の意思が大事です。常に「この書類は紙でないといけないか？本当にプリントアウトする必要があるか？」など自問自答していくことが大事だと思います。
ただ、なかなか個人レベルでは対応が難しいこともあるかと思います。そういう場合は、例えば、以下のようなことを組織として実践してみてはいかがでしょうか。
・１日のプリントアウト上限を決める
・プリンターの数を減らす
・プリンターを自分の席から遠いところに設置する
紙の書類があってもどいいことはほとんどありません。労働生産性の向上を通じた、理想の「８・８・８」を実現するために、紙の書類をどんどんなくしていきましょう！
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