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なぜ自分の職場は業務マニュアルを作成しないのか?について徹底解説!

なぜ業務マニュアルを作成しないのか? について徹底解説! 上司・職場コース
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ケイタ君
ケイタ君

職場に業務マニュアルがなくて、困っている人
✅僕の職場には、業務マニュアルがなくて、よくミスをして、上司から怒られてしまうんだ
✅業務内容はマニュアルさえあれば、誰でもできるはずなのに、なんで業務マニュアルを作らないんだろう?
✅業務マニュアルを作らない理由は、そもそも忙しいからなのかな? etc.

今日は、こういった疑問について説明していくよ。

鈴木先生
鈴木先生

本記事のテーマ
なぜ自分の職場は業務マニュアルを作成しないのか?について徹底解説!

本記事の構成
1.業務マニュアルを作成しない理由
2.代替不可能な専門スキルとは
3.代替不可能な専門スキルを身につけるべき理由
4.まとめ

記事の信頼性

筆者は、元国家公務員(元外交官)、教育系民間企業等3つの職場を経験。
約20年の社会人生活の中で、業務マニュアルの作成、改訂などにも多数携わってきた。
一方、業務マニュアルが存在しない、過去例すら存在しない業務も多数経験あり。

読者の皆さんへの前置きメッセージ
 本記事では「職場に業務マニュアルがなくて、苦労しているよ!でも、なんでうちの職場には業務マニュアルがないんだろう?マニュアルを作る時間がないから?よく分からないよー」と悩む方向けの記事です。

 私の今の職場には、なぜか業務マニュアルがほとんどありません。しかも、過去例のファイルも共有フォルダに残されていないことが多々あります。「なんでマニュアルを作らないんだろう」と疑問に思っていましたが、やっと「あ、これがマニュアルを作らない最大の理由かも」というものに気付きました。

 あなたがこの記事を見れば、あなたの職場がマニュアルを作らない理由が分かると思います。そして、仮に敢えてマニュアルを作らない職場や上司だったら、その職場はかなりヤバイので、早くおさらばした方がいいと思います。

 半沢直樹の記事でもお伝えしていますが、「組織の常識(業務マニュアルを作らない)と世間の常識(業務マニュアルを作る)が一致していない」職場はやはり異常だと思います。

 この記事が、あなたの職場の異常さを判断する一助となれば、大変うれしく思います。

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業務マニュアルを作成しない理由

 私が考える、組織で業務マニュアルを作成しない理由は、以下の3点です。

業務マニュアルを作成しない理由
✅マニュアルを作成する時間と余裕がない
✅マニュアルを作成する意識も能力もない
✅マニュアルを作成すると、自分の仕事が大したことないことがばれてしまう

鈴木先生
鈴木先生

業務マニュアルを作成しない理由3選を順番に説明していきますね。

マニュアルを作成する時間と余裕がない

 まず1つ目の理由が、「マニュアルを作成する時間と余裕がない」です。

 業務マニュアルを作成したことがある方はよく分かるかと思いますが、業務マニュアルは作成にかなりの時間を要します。業務マニュアルは1つの業務の全てのことを網羅しないといけないため、当然、作成に時間がかかります。

 作成に時間がかかるため、通常の業務が多忙であればあるほど、マニュアル作成の時間はなくなっていきます。

ケイタ君
ケイタ君

でもさぁ、マニュアルがあった方が、スタッフに指導しなくていいから、トータルで考えると、効率的じゃないの?

全くその通りだよ、ケイタ君!こういう職場の上司や店長などは、今の業務を回すことしか考えられていないんだ。長期的に考えると、マニュアルを作成した方がいいのにね。

鈴木先生
鈴木先生

マニュアルを作成する意識も能力もない

 マニュアルを作成する時間も余裕もない前に、マニュアルを作る意識や能力すらないケースもあります。このようなスタッフの考えは大体、以下のような感じです。

マニュアルを作成する意識や能力がないスタッフの考え
✅マニュアル?そんなものはいらない。全て自分が分かっているから問題ない
✅マニュアルなんかより、口頭で部下に教える方が効率的だよ
✅過去のファイルやフォルダを見れば、やること分かるだろ?
✅マニュアル作成なんて面倒くさい。そもそも、マニュアルの作り方が分からない 
✅自分の仕事すらよく理解できていないのに、マニュアルなんて作れない etc.

ケイタ君
ケイタ君

こういう人いるよね。。。なんか敢えてマニュアルを作らない人もいるんじゃない?

そうなんだよ。そういう人の中には、マニュアルを作る意識も能力もないんだけど、敢えてマニュアルを作らない人も実は多いんだ。

鈴木先生
鈴木先生

マニュアルを作成すると、自分の仕事が大したことないことがばれてしまう

イメージ

 敢えてマニュアルを作らない最後の理由は、「マニュアルを作成すると、自分の仕事が大したことないことがばれてしまうため」です。今日の記事で一番伝えたい点です。

 私の組織がまさにこれに当てはまります。最近、異動した部署も、その前に在籍していた部署も、とにかくマニュアルがありませんでした。基本的には「過去のファイルを見ろ!」スタイルですが、過去のファイルすら、保存されていないことが多くあります。

 先ほど説明したように、マニュアルを作成する時間も意識もない組織が多々ある一方で、マニュアルを作ってしまうと、自分の価値が下がってしまうため、マニュアルを作成しないケースも多くあります。

ケイタ君
ケイタ君

自分の価値を守るために、敢えてマニュアルを作らない・・・保身だね。

 また、マニュアルで業務を可視化してしまうと、いつも仕事で部下に威張っている職員(ここではKさんとします)の業務が「あれ?この業務ってマニュアル読めば、Kさんじゃなくても、誰でもできるんじゃない?」となってしまい、Kさんが大した業務をしていないことがばれてしまうからです。

 このKさんはよく職場で「自分は、組織の会計システムを熟知しているから、これだけで生きていける」と威張っていますが、その割には全くマニュアルを作りません。

 Kさんは、よく会計のことで、部下に強い口調で指導(?)をしてます。私はそんな光景を見るたびに、「そんなことはマニュアルがあれば分かるじゃん!」と一人でツッコミを入れています。恐らく、Kさんは敢えてマニュアルを作らないで、口頭だけで部下を指導することによって、自分を大きく見せようとしていると考えられます。

ケイタ君
ケイタ君

なるほど、Kさんみたいに自分の価値を守るために、敢えてマニュアルを作らない人もいるんだね。Kさんみたいに誰でもできる仕事じゃなくて、自分にしかできないスキルを身につないといけないんだね。

よく気付いたね、ケイタ君。マニュアルがあれば、誰でもできる仕事(いわゆるマックジョブ)ではなくて、これからは代替不可能な専門スキルで仕事をしていく必要があるんだ。

鈴木先生
鈴木先生
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代替不可能な専門スキルとは

 それでは、マニュアルがあっても、すぐには対応できない代替不可能な専門スキルとはどういうものでしょうか。私なりの定義は以下のとおりです。

私なりの「代替不可能な専門スキル」が必要な仕事の定義

代替不可能な専門スキルが必要な仕事の定義
マニュアルや前例を見ただけでは対応できず、短時間では到底身につけられない専門知識やスキルが必要な仕事

ケイタ君
ケイタ君

う~ん、これだけだとイメージ湧かないなぁ。具体例を説明してよ。

 ケイタ君の要望に応えましょう!以下の具体例をご覧ください。

代替不可能な専門スキルの具体例
・英語やフランス語などの語学力
・大工、左官、庭師、植木、花火、陶芸、鍛冶、竹細工といった職人芸
・寿司、パン、和菓子、洋菓子といった飲食関連の職人芸
・医師、歯科医師、弁護士、司法書士、公認会計士などの資格 etc.

ケイタ君
ケイタ君

だいぶイメージが湧いてきたよ!確かに専門スキルが必要な仕事ばかりだよね。

どれもすぐに身につけられるスキルじゃないことが分かるよね。

鈴木先生
鈴木先生

 私の場合は、英語とフランス語の語学力が代替不可能な専門スキルになります。英語もフランス語も仕事で使えるレベルになるまで、血の滲むような努力をしてきました。フランス語に関しては、通訳の経験もあるので、それなりに専門的だと言えると思います。

 このような専門スキルは誰でも持っているものではありません。例えば、突然、課内の別の職員に「鈴木さんの代わりにフランス語の通訳してくれない?」と頼まれても、その職員の人は99%対応不可能でしょう。

代替可能なスキル・仕事とは

ケイタ君
ケイタ君

じゃあ、逆に代替可能な仕事ってどういうものがあるの?

例えば、マニュアルや前例があれば、誰でも対応できる仕事がそうだね。具体的に見ていこう。

鈴木先生
鈴木先生

代替可能な仕事の具体例
・マニュアルや前例があれば、誰でも対応できる仕事(例:ルーチンワーク) 
・経験がなくても、時間をかければ、誰でも終わらせることができる仕事
・経験がなくても、上司や同僚から説明を受ければ、誰でも対応できる仕事
・職場固有の仕事のやり方や文化(例:紙決裁の回し方など) etc.

 例えば、事務、経理、簡単な電話応対などは「代替可能なスキル・仕事」に該当します(経理も専門性はありますが、フランス語などとは違い、ある程度、マニュアルがあれば対応可能だと思います)。

ケイタ君
ケイタ君

イメージは湧いてきたけど、これからは代替不可能なスキルを身につけていかないといけないのかな?

そうだよ!今後は、代替不可能な専門スキルを身につけていくべき理由を説明していくよ

鈴木先生
鈴木先生
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代替不可能な専門スキルを身につけるべき理由

 では、代替不可能な専門スキルを身につけるべき理由について説明していきます。主な理由は以下の2つです。

その人しかできない仕事のため、その人の価値が上がる

 当たり前のことですが、代替不可能な専門スキルを身につければ、組織内で独占的な地位を得ることができます。独占的な地位があれば、当然、その人の価値や評価は高まります。組織内での価値や評価が高まれば、組織も昇給、昇進、希望する部署への配属などを行い、その人が辞めないようにします。

 一方、代替可能なスキルしか持っていない人の場合、特徴がないため、組織の人事にいいように使われる可能性があります。例えば、自分の希望とは違った部署への配属や、今の部署で全く自分のキャリアとは関係のない仕事が割り当てられることなどが起こり得ます。

鈴木先生
鈴木先生

代替不可能なスキルがあれば、組織にいいように使われにくくなるね

ジェネラリストではなく、スペシャリストが求められる時代のため

 また、今の時代は、「何でもそこそこできるジェネラリスト」ではなく、「1つのことに特化したスペシャリストが求められる時代」だから、代替不可能なスキルを身につけていくべきだと考えています。以下の記事に詳細を記載してありますので、ぜひご覧ください。

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なぜ自分の職場は業務マニュアルを作成しないのか?について徹底解説!~まとめ~

 いかがでしたか?最後に今日のまとめをしておきましょう。

本日のまとめ
業務マニュアルを作成しない理由
 ・マニュアルを作成する時間と余裕がない
 ・マニュアルを作成する意識も能力もない
 ・マニュアルを作成すると、自分の仕事が大したことないことがばれてしまう
代替不可能な専門スキルが必要な仕事の定義
 マニュアルや前例を見ただけでは対応できず、短時間では到底身につけられない専門知識やスキルが必要な仕事(例:語学、職人、資格取得者など)
代替不可能な専門スキルを身につけるべき理由
 ・その人の価値や評価が上がる。組織にいいように使われにくくなる。
 ・ジェネラリストではなく、スペシャリストが求められる時代だから

ケイタ君
ケイタ君

僕も、代替不可能な専門スキルを得られるように、勉強頑張るよ!でも、どうすればいいのかな?

そんなケイタ君には、まずは資格取得の勉強をすることをオススメするよ。以下のサイトを見てみて!

鈴木先生
鈴木先生
ケイタ君
ケイタ君

よし、僕も頑張って自分にしかできない専門性を身につけるよ!

頑張ってね。あと、コメントや質問は大歓迎だよ。コメント欄やお問い合わせフォームから何でも気軽に聞いて下さいね(コメント欄はこの記事の最下部です) ※いただいたコメントは全て拝見し真剣に回答させていただきます。

鈴木先生
鈴木先生

コメント

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